Geçen Sayımızda Özellikle Şubeleşen Ve Hızla Büyüyen Firmalarda Sistem Kurulumu Ve Kurulan Sistemlerin Işleteme Için Ne Kadar Önemli Olduğunu Ele Almıştık. Sistem Kurulumlarında Işletmenin Kendi Iş Süreçlerini Ve Sistemlerin Kurumun Iradesine Göre Değer Üremesinden Bahsedip, Kurulacak Sistemleri De Işin Uzmanları Ile Istişare Ederek Yapılandırılmasının Yararlı Olacağını Ele Almıştık.
Bu sayımızda işletmelerde kurulan sistemlerin belki en önemli parçası olan Oryantasyon eğitim süreçlerinin önemine dikkatinizi çekeceğim. Sürekli personel değişimi yaşayan özellikle şubeleşmiş dağınık yapılanması olan kurumlarda işe başlatılan yeni personellerin işe ve işletmeye adaptasyonu konusunda izlenen yöntemlerinden dolayı;
İşletmelerde verimsizlik, bilgi bütünlüğünün parçalanması, yanlış bazı bilgilerin yaygınlaşması, çalışanlar arasında huzursuzluk, hazırlanan ve sistemden alınan raporlarda tutarsızlık, çalışanların şirkete olan güvenlerinin zedelenmesi, işletmenin itibar kaybı, iş arayan açısından çalışmak için tercih edilmeyen şirket vb. durumların birkaç veya tamamı ile ilgili kurumlarda yaşanan sorunların başında gelir. Bu konuda özellikle insan kaynakları yöneticileri belki benin atladığım başka bilgileri de ekleyebilirler.
Bu tür efsane bilgilerin hızla yaygınlaşmasının esas nedeni de personel Turnover oranının yüksek olmasından kaynaklanır. Özellikle aynı sektörde çalışan kişilerin sektör içinde farklı firmalarda kısa dönemlerde çalışması bu bilgilerin daha hızlı yaygınlaşmasına neden olur. İşletmeler açısından Turnover değerinin yüksek olması beraberinde farklı bir sorunu da taşıyor. İşe yani başlayan personel daha önce çalıştığı şirkette edindiği bazı yanlış iş yapış kurallarını da ilgili işletmeye nüfuz etmeye başlıyor. Bu durum ilgili kurumun sistemlerinde sürekli değişim yapılmasına neden oluyor. Böylece firmalar bir türlü hedefledikleri sistemi kuramıyor. Dolayısıyla da kurumsallaşma konusunda sancılar çekiyor. Firma yönetimi enerjisinin büyük bir bölümünü buraya ayırıp işini istediği şekilde büyütemiyor.
Bunun önüne geçilmesinin yolu, kurumun bu alanda iş yapış şekillerinin, iş süreçlerinin, çalışan görev tanımlarının disipline dilerek yazılı hale getirilmesidir. Bu çalışmada amaç şirket çatısı altında yer alan şirketlerin, şubelerin, Departmanların kendi iş süreçleri ile birlikte firmalara ve müşterilere temas eden çalışanların uyması gereken kural ve standartların bütününü kapsayıcı olmasıdır. Kurum içinde yapılan yenilik ve değişimlerin bilgisi ilgili çalışmada güncellenerek kurum içinde dönemsel olarak yayınlanmalıdır. Bu çalışmada yer alan bilgiler özellikle kuruma yeni başlayan çalışanların Oryantasyonu sürecinde verimliliği artıracak ve niteliksiz, yanlış bilgilerin yayılmasının önüne geçecektir. Kurumunun anayasası olarak adlandıracağımız çalışmada, yasal yönetmenlikler, Prosedürler, personel mevzuatı, iş akış şemaları ve personel görev tanımlarını kapsayan genel bilgilerin bazı bölümleri ayrıca kitapçık haline getirilip çalışan personeller ile işe yeni başlayan personellere verilmelidir. Yapılan bu çalışmalarda özellikle insan kaynakları açsından önemli olan personel alımından personelin işe başlatılması ve iş süreçlerindeki performansına kadar tüm süreçlerin nasıl izlenmesi gerektiği, kurumun kendi iş süreçleri dikkate alınarak dokümante edilmelidir. Böylece kuruma ait bir bilgi kütüğü veri bankası oluşur. Teknolojinin ve şartların getirdiği yenilikler, yaşayan bir organizma gibi bu bilgilerin kontrollü olarak kendini güncellemesi ve takip edilmesi gerekir. Bu yaklaşım işletmelerde verimliği artırır, birtakım yanlış efsane bilgilerin yayılmasını önler. Özellikle işe yeni başlayan personellere, özel hazırlanmış kurumu anlatan bilgiler, etik değerler, iş süreçleri hakkında genel eğitimler verilmelidir. Oryantasyon eğitimleri ile birlikte yapacağı iş hakkında bölüm yöneticisi tarafından genel Eğitimler verilip bir süre gözlem yapılmalıdır. Ancak o zaman şirket hakkında sektörde doğru bilgiler efsane yanlış bilgilerin yerini alır. Kurumlarda verimlilik artar, çalışanın kuruma olan güveni sarsılmaz işletmelerde varlıklarını sürdürür.
