BÖLÜM 1
Dijital Çağda değişen İnsan Kaynakları Sistemleri, Sürdürülebilirlik ve Verimlilik kavramları üzerine odaklandı. Kurulan, revize edilen, değişen ve gelişen İnsan Kaynakları Dinamikleri şirketlerin en önemli yapı taşı haline geldi. İnsan Kaynakları birimi artık Akıllı HR olarak iş hayatımızda önemli bir rol almaya başladı. Şirketler tüm İnsan Kaynakları Sistemlerini dijital platformlar üzerinden yürüterek, süreçleri kusursuz yönetebilmek üzere ciddi yatırımlar yapmaktadır.
Dünyadaki küreselleşmenin yaygınlaşması ile hızlı bir değişim trendine giren iş dünyasında, organizasyonlar için kalıcı olmak daha da önemli bir hal almıştır. Organizasyonel sürekliliği sağlamak ve kalıcı kılmak için organizasyonların yaşam süreçlerini incelemek ve bu süreçlerin hangi faktörlerden etkilendiğini doğru anlamak gerekmektedir. Yeni dönemde Şirketleri tıpkı insanlar gibi yaşayan organizmalar olarak ele almamız ve bu yönde çözümler üretmemiz gerekiyor.
ORGANİZASYONEL SÜREKLİLİĞİ SAĞLAYAN FAKTÖRLER
Kuruluş aşamasındaki şartlar, kuruluş yeri seçimi, kurucularının yaşları, organizasyonel yaşam sürecinde karşılaşılan zorluklar… Organizasyonun içinde bulunduğu çevre ya da organizasyonun türü…vb birçok faktör organizasyonel sürekliliği direk etkileyen faktörlerdir.
1970 yılının Fortune 500 listesinde yer almış olan şirketlerin üçte birinden fazlası, 1983’te ortadan yok olmuştur; ya bir başka firma tarafından satın alınmış ya başka bir şirketle birleşmiş ya da bölünüp parçalanmıştır. Gues, 2003 yılında yayınlanan röportajında Avrupa’da ortalama şirket ömrünün 12.5 yıl olduğunu, yeni yüzyılda içinde bulunduğumuz digital çağda bu oranları yukarı çekme konusunun öne çıkacağını ifade etmektedir.
Tom Peters, Dünyaca ünlü danışmanlık firması McKinsey’de danışman olarak görev yapmış ve buradan elde ettiği deneyimleriyle yönetim bilimine mükemmellik yaklaşımını kazandırmıştır. Robert Waterman ile birlikte Amerika’nın en iyi yönetilen kurumlarını analiz eden Peters, buradaki gözlemleriyle iş dünyasında yoğun kabul gören yönetimde mükemmellik yaklaşımını ortaya atmıştır. Thomas J. Peters, Yönetme ve Yükselme Sanatını Kaleme aldığı Mükemmel Arayış Kitabında Kusursuz Şirkete sahip olmanın maddelerini detaylı bir şekilde tarif etmiştir.
KUSURSUZ ŞİRKETİN ÖZELLİKLERİ
Harekete Değer Verme (Aksiyon Odaklılık): İşin üstesinden gelebilmek için eylemden yana olurlar. Karar alma işlevine çözümsel yaklaşmalarına karşılık, söz konusu sürecin onları hareketsiz bırakmalarına izin vermezler. Kusursuz örgütlerin çoğunda standart çalışma “yap, düzelt, dene” şeklindedir (Peters & Waterman, 1995).
Müşterilerle Sürekli İlişki Kurma (Müşteri Odaklılık): Yenilikçi örgütlerin çoğu, en iyi ürünlerine kaynaklık eden yaratıcı düşünceleri müşterilerinden edinmişlerdir. Başarılarının nedeni, müşterilerini dikkatle ve düzenli olarak dinlemeleridir. Bu örgütler hizmet ettikleri insanlardan birçok bilgi öğrenmektedirler. Böylelikle başka örgütlerin ulaşamadığı düzeyde kalite, hizmet ve güvenilirlik sunarlar. Ayrıca bu özellikleri, geçici değildir, süreklilik gösterir.
Özerklik ve Girişimcilik: Bu tür örgütler girişimci kişilerin karşılaştıkları rizikoları azaltıp, yaratıcı fikir ve buluşları denemelerine fırsat tanırlar. Yenilik denemesinin rizikosunu üzerine alırlar, bunun için otonom bölümler oluştururlar, fonksiyonel kısımlara büyük ölçüde özgürlük tanırlar. Yenilik getiren, bir buluş ortaya koyan, yaratıcı bir strateji, taktik, fikir, yöntem öneren kişilere şampiyon muamelesi yaparlar. Ancak başarısızlığı da cezalandırmazlar.
İnsanlara Değer Vererek Verimliliği Artırma (İnsan Odaklılık): Geleneksel hiyerarşik düzende çalışan firmalara göre insanlardan çok daha fazla verim beklerler, daha sık değerlendirme yapıp, yüksek firma standartlarına uyum sağlayamayanları elerler. Çalışanlarını kalite ve verimliliğin temel kaynağı olarak değerlendirirler. “Biz işverenler, siz işçiler” tavrını takınmaktan kaçınırlar.
Temel Örgüt Değerlerine Önem Verme: Çalışanların ortak temel değer ve amaçları paylaşmalarının onların enerji ve yaratıcılıklarını harekete geçiren bir güç oluşturduğuna inanırlar. Mevcut yapıyı sürdürmek için liderin davranışları, yılların oluşturduğu efsaneler, genç yöneticilerin yetiştirilme şekilleri, tayin ve terfilerde kullanılan kriterler bu amaçla kullanılır. Bu süreçte en iyi olma inancını yayarlar. Uygulamanın ve ayrıntıların önemine, bunların mükemmel olmasına değer verirler. İnsanlara, üretimin diğer unsurlarından çok daha fazla değer verirler. Bir örgütün temel felsefesinin; teknolojik ve ekonomik kaynaklardan, örgüt yapısından, yenilikten ve zamanlamadan çok başarıyla ilgili olması gerektiğine inanırlar.
En İyi Bilinen Faaliyet Alanında Büyüme (Temel İşe Bağlılık): Başarılı işletmeler bir iki ana konuyu çok iyi bilirler, işlerini çok iyi yaptıkları konuların fazla ötesine taşımaktan kaçınırlar. Genişleme ve yeni sahalara girme stratejisinin ancak bu sahaların firmanın ana konusu ile bağlantılı olması durumunda başarılı olunacağına inanırlar. Genelde kusursuz örgütlerin çoğunluğu iyi bildikleri işten fazla uzaklaşmayan işletmelerdir.
Basit Yapı, Yalın Yönetim: Başarılı firmalar örgütsel yapılarını mümkün olduğunca yalın kurmaya ve korumaya çalışırlar. Bu şekilde çalışanların iş akışını ve komuta zincirinin nasıl işlediğini kolaylıkla takip ederler. Onlara göre kusursuz örgütlerin temel yapısını oluşturan biçim ve sistemler, yalınlıktan kaynaklanan güzelliğe sahiptir. Üst düzey kurmayları azdır.
Gevşek ve sıkı yapı özelliklerini bir arada bulundurma («Hem … hem …» yaklaşımı): Merkezileşmiş ve merkezileşmemiş yapı özelliklerini birlikte bulundururlar. Bu işletmeler ayrıca güçlü bir merkezi yönlendirme ile kişisel özgürlük, girişimcilik, deneycilik ve yaratıcılığı özendiren esnek bir günlük yönetim anlayışları vardır. En önemli vurguların yapıldığı konu ise en iyi bilinen iş alanında büyüme ile ilgilidir.
DİJİTAL ÇAĞ İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ
“Personel Yönetimi”, 1980’li yılları başlarında işyerinin verimliliğini artırmak ve iş yaşamının niteliğini yükselterek rekabet üstünlüğünü sağlamak amacıyla “İnsan Kaynakları Yönetimi” kavramına dönüşmüştür. 2000’li yıllarda İKY evrilerek Stratejik İnsan Kaynakları Yönetimi olarak değişmiş ve Günümüzde Akıllı HR olarak gelişmeye devam etmiştir. Personel Yönetim eğilimlerinde değişiklikler olmuş ve Z kuşaklarını ancak Bilimsel bir Yönetim ve Disiplin anlayışıyla, dijital sistemlerle istihdam edebilir hale geldiğimizi belirtebiliriz. Jenerasyon kültürünün, eğilimlerinin ve alışkanlıklarının değişmesi nedeniyle “İnsan Kaynağı Yönetimi” işletmeler için en değerli rekabet aracı haline gelmiştir.
İşletmelere rekabet avantajı sağlayan: İnsan kaynakları yönetimi, işletmeye sürdürülebilir üstünlükler kazandırmak niyeti ile insan kaynağının planlaması, temini, istihdamı ve geliştirilmesi gibi personel yönetiminin konularının yanında, uygun çalışanların seçilerek şirket kültürüne alışmalarının sağlanması, çalışanların motivasyonu, performans değerlendirmesi, eğitim ve geliştirilmeleri, kariyer planları, bireyler ve bölümler arası çatışmaların giderilmesi, şirket için hem yatay hem dikey iletişim ağlarının oluşturulması, çalışanların eğitim ve geliştirilmesine kadar birçok uygulama Dijital ortamda uygulanmaya başlamıştır.
Bordrolama ve Özlük İşlemlerinin Dijitalleşmesi: Doğası gereği işverenlerin en hızlı dijitalleştirdiği, bilgisayar ortamına taşıdığı ilk İK fonksiyonu bordrolama ve özlük yönetimidir. Bordrolama ve Özlük işleri işlenen veri sayısının işletme için çok değerli ve yoğun olması nedeniyle, yapılan işlemleri kolaylaştırmak, sürecin hızını artırmak ve bilgi güvenliğini sağlayabilmek adına dijitalleşmenin önemi büyüktür. Bordro, her çalışanın ücret oranı, bağımlılıkları, sosyal hakları, fazla mesai, vergi durumlarını aile durum bildirimi, tanımlanmış yan haklardan gelen ödemeleri, izinleri, fazla/eksik mesai, bölüm yöneticilerinden gelen kesinti talepleri veya ek ödeme gibi bilgilerinin birleşimi ile oluşturulur ve her ay kişiye özel olarak hesaplanır. Birçok işveren bu işlevi şirket içinde, genellikle bir bordro işleme yazılım paketi ile gerçekleştirir. Bordro işlemlerinde işletmenin tüm çalışanlarına ait bilgiler tek bir yerden takip edilebilir, ücret hesaplamaları, bankalara otomatik ödeme talimatı veren bir elektronik bankacılık sistemi kurularak personelin aldığı borçlar ve avanslar bu sistem üzerinden takip edilmektedir. Bordro yazılımlarının kullanımı yapılan işlemlerin eksiksiz, hatasız, daha hızlı ve daha az maliyetle gerçekleşmesine fırsat vermektedir. Yazılım üzerinden işe alım evrak doldurulması ile başlayıp süren tüm özlük işlerini arka planda robotik sistemler üzerinden otomatik ilerleyebilir. SGK ve İŞ-KUR gibi kamu kuruluşlarının resmi internet siteleriyle entegre edilerek sıfır hata işlemler yapay zeka tarafından uygulanır. Deneme/performans değerlemesi, eğitimlerin atanması, kariyer olanaklarına hatta işin feshi durumunda iş çıkış belgelerinin düzenlenmesi ve bildirilmesine kadar olan tüm süreci tek bir veri tabanı altında toplayıp, kontrollerin yapılmasına olanak da sağlamaktadır.
(Makalenin devamı bir sonraki sayımızda yayınlanacaktır.)
