Ticari Yazılımlar Kurumlarda Kimlere Nasıl Hizmet Etmelidir? – II –

Yazılım sistemlerine temel yaklaşım

Kendine has yönetim sistematiği olan kuruluşlarda, hazır paket bir yazılım programını kuruma nüfuz ettirmek zordur.  Bu şekilde yapılandırılan programın verimli çalıştığını düşünenler aslında yazılımların kendinden beklenen sonucu vermediğini de görmüşlerdir. Hazır paket yazılımlarda kurulum maliyetlerinin düşürülüp, yönetim kademelerinin ihtiyacını karşılayan, kurumun tüm kademelerinin ihtiyaçlarını yerine getireceği düşünülmektedir.  Zaman içinde bunun böyle olmadığı kurumların nerdeyse yazılımlara hizmet eden, yazılımın bazı ihtiyaçlarını karşılamak için fazladan güç ve kaynak harcayan konuma düşmesine neden olduğunu tecrübe etmişlerdir. Bunun nedeni hazır paket programların, kurumlara uyarlama süreçlerinin ya doğru yapılmaması ya da yanlış bir süreç izlenmesindendir. Genellikle kurumun iş yapış süreçleri yazılımın yönetim sistematiğine uydurulmaya /uyarlanmaya zorlanmaktadır. Oysa bir yazılıma ihtiyaç duyan kuruluşlar belirli başarılar elde etmiş, mevcut süreçlerini disipline etme ve verimliliği artırmaya ihtiyaç duyan firmalardır. Bu kuruluşların kendi iş yapış biçimleri ve bir kültürü oluşmuştur. Bu kültür sadece içyapıya değil içinde bulunduğu sektöre/piyasaya da nüfuz etmiştir. Dolayısıyla bir yazılımın başarısı kurumun bu değerlerini doğru analiz ederek kurum ihtiyaçlarına göre tasarlanması veya uyumlandırılması ile mümkündür. Bu nedenle yazılım projeleri müşterilerden tedarikçilere, ilişkili kurumlardan, ilişkili kişilere kadar tüm süreç, kişi ve kuruluşları kapsamalıdır. Bir yazılım doğru kurgulandığında, kurumun karar alma süreçlerini kısalttığı gibi isabet yüzdesini de arttırır. Kurumların iş yapış reflekslerini diri tutar. Kurumun iş süreçleri ile ilişkili olarak doğru otomatize edildiğinde günlük maliyet, günlük verim, günlük performans gibi onlarca değeri hizmet alan, çalışan ve tedarikçi özelinde sağlıklı izlenmesine imkân verecektir.  Ayrıca günümüzde içinde bir yazılımla bütünleşik çalışan üretim makinaları da yönetim sistemi için yazılımlarla konuşturularak pek çok işlem otomatik olarak yapılabilmekte bu makinalardan alınan gerçek veriler anlık raporlanıp izlenebilmektedir… Yazılım konusundaki yanlış algılamaların başında, bir bilgisayar programı ile süreçlerin yönetimi, işlerinin kolay çözülebileceğine olan inançtır.

Bir tuşa basarak sisteme kayıtlı her şeyi görmek, İnternet üzerinden, bunduğumuz yerden işleri yönetebilmek, işlerin çok kolaylaşması ve herkesin rahat edeceği bir sistemin olabileceğine inanmak gibi yaklaşımlarla pek çok kurum yazılım projeleri başlatmıştır. Yapılan istatistiksel bir çalışmada bu tip yaklaşımlarla başlatılan projelerin % 65’inden fazlasının başarısızlıkla sonuçlandığı da tespit edilmiştir.

Oysa günümüzdeki “paket yazılımlar” genellikle başka bir kuruluşun yönetim yapısına göre şekillendirilmiştir. Dolayısıyla kurum bir paket yazılımı aldığında başka bir kurumun yönetim sistematiğini de kendi bünyesine adapte etmek zorunda kalmaktadır. Hele çalışmayı yapan teknik ekip yâda danışmanlar bu konuda yetkin değilse daha vahim sonuçlar ortaya çıkmaktadır. Bu şekilde başlatılan projelerdeki durum, muhasebe, stok yönetimi gibi ulusal standartları oturmuş mesleki alanlarda otomasyonu sağlamaktadır. Ancak kurumun yönetim yapısı başka bir kuruluşa benzemediğinden, sektörel bir yazılım olsa dahi yönetim için gerekli bilgiyi doğru üretememekte, iş otomasyonunu sağlamaktan uzak kalmaktadır. Ayrıca yönetimin aldığı kararların yerine getirilmesi için planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetleme faaliyetlerine istenilen cevapları da verememektedir.

Yazının devamı bir sonraki sayıda…